店舗数の多いチェーン店では、商品発注をそれぞれの店舗が直接仕入先に行う事は少なく、本部でまとめて注文を行います。
これは、以下のようなメリットがあるからです。
・店舗の事務作業を軽減する。
・スケールメリットを活かして仕入コストを低減する。
・商品の規格・品質の確保
Dream21 外食チェーン店舗発注アドオン開発事例
発注業務の実態は？
店舗・本部の役割例
店舗は現在の在庫数と今後の売上予定から商品毎の発注数を決め、オーダーシートを作成し本部に送付します。
オーダーシートには、商品の一覧が予め一覧になっていて、注文したい商品の発注数を記入します。
本部は、店舗の発注情報をまとめて
・発注を忘れている店舗がないか
・取扱の終了している商品を発注していないか
・発注数量が妥当か
などをチェックし、発注する商品を仕入先毎にまとめて仕入先に発注します。
発注方法の例
本部から仕入先への発注方法は概ね以下の方法があります。
・FAXによるオーダシートをの送付する方法
・メール/EDIを使用した発注データ送信する方法
・仕入先のWEBシステムに発注数を登録する方法
店舗の発注データを本部に集約し一括発注を行う
店舗側のシステム
Dream21には標準機能で発注入力処理がありますが、店舗で運用するには、以下の様な問題がありました。
1.仕入先毎に商品はコード入力で登録する方式なので、発注する商品の登録に漏れや間違いが発生する。
2.商品と仕入先が紐付いていないので、発注したい商品を違う仕入先に発注してしまう。
3.入力作業の事務負担が大きい。
これらの問題を解決するため、オーダーシート型の入力画面をアドオンで開発しました。
開発した発注入力画面では、発注先を指定すると、その発注先に注文できる商品の一覧が表示されます。また、前回の発注内容を参照できる機能も実装しました。
本部側のシステム
本部は、各店舗が発注日に忘れずに発注しているかを一覧で確認でき、発注内容の確認ができる様な画面を作成しました。
また、廃番等で発注出来ない商品を誤って発注しないよう、本部側のマスタに非表示区分を設定し、店舗の発注入力での表示／非表示をコントロールできるようにしました。
仕入先への発注は、仕入先の要望に対応できるように3パターンに対応しました。
・EDI送信
発注データをcsvデータに出力し、サーバ側のEDIシステムで1日複数回自動的にデータを転送します。（主に食材系の仕入先）
・メール送信
発注データをcsvデータに出力し、夜間自動でメールに添付し仕入先に送信するアドオンを組込みました。（主に備品系の仕入先）
・FAX送信
発注表をEXCELで出力できるようにし、各仕入先にFAX送信します。送信処理は本部オペレータが手動で行います。（EDIに対応していない小規模な仕入先）
まとめ
システム導入により店舗の発注ミスが激減し、約200店舗からの発注処理は1名の本部スタッフで管理できるようになりました。
EDIに対応した事で、EDI使用発注先については納品データもEDIで提供される事になり、仕入伝票の登録についても自動化が図れました。
